O ofício é uma correspondência, como o próprio nome diz, oficial. Portanto, é muito usado na comunicação de informações formais. Os usos registrados são os mais diversos: convocações, solicitações, informes, reivindicações, esclarecimentos, entre outros.
Do mesmo modo, o ofício circular é usado com a mesma finalidade. O que o difere, são os múltiplos destinatários aos quais ele é dirigido. Ou seja, será um texto único, com o objetivo de comunicar com várias pessoas simultaneamente. O conteúdo é caracterizado, principalmente, pela formalidade e objetividade.
Normalmente é bastante usado em órgãos públicos, universidades, e empresas. Ao longo do ano, as organizações, sejam elas públicas ou privadas, enviam vários ofícios. Por isso, é bastante comum que eles sejam documentos enumerados. outros itens da estrutura são a localidade, nome da entidade, vocativo, corpo do texto e fechamento.
Sua redação será feita na norma culta da Língua Portuguesa, de forma clara, objetiva e concisa. É preciso garantir tanto a presença de impessoalidade, quanto de formalidade na hora de escrever. Alguns elementos são disponíveis em sua estrutura, veja quais são no modelo disponível logo abaixo.
Uma prática muito comum, e que deve ser evitada ao enviar um ofício dessa natureza, é a divergência de assuntos em um mesmo texto. Para que a comunicação seja eficiente, e nenhum conteúdo seja negligenciado pelos leitores, cada tema deve ser enviado em uma correspondência distinta.
Apresentamos, abaixo, um modelo de ofício circular. Ele pode ser utilizado com os as finalidades descritas acima, ou ainda, conforme a necessidade de quem vai redigi-lo.